Dernière mise à jour : 29 février, 2024
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE 9411-4089 QUÉBEC INC.
9411-4089 Québec inc. (« 365E.pro », « nous » ou « notre ») sommes résolus à protéger les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos activités. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit en termes simples et clairs la manière dont nous respectons nos obligations en matière de protection des renseignements personnels et plus spécifiquement nos pratiques à l’égard de la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de vos renseignements personnels. Notre responsable de la protection des renseignements personnels (le « Responsable PRP ») veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Politique. Vous pouvez le joindre à l’aide des coordonnées suivantes :
Bernard Durand
Responsable PRP
1433, rue du Zéphyr, Québec, QC, G2G 1N6
Tél. : 418-561-2376
Courriel : bernard.durand@365e.pro
Afin d’assurer la mise en œuvre de la Politique, soyez assurés que nous avons mis en place des pratiques internes concernant la gestion de vos renseignements personnels. Ces pratiques incluent notamment des encadrements concernant :
• La sécurité de vos renseignements personnels;
• La gestion et la prévention des incidents de confidentialité;
• La réalisation d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• La conservation de vos renseignements tout au long de leur cycle de vie.
Notre engagement envers vous est clair :
• Faire preuve de concision, de clarté et de transparence;
• Obtenir votre consentement lorsque nécessaire;
• Vous permettre d’exercer vos droits concernant vos renseignements personnels;
• Protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.
Notre Politique a été élaborée en conformité avec les lois applicables en matière de protection de la vie privée, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1 et les autres lois provinciales similaires.
2.1 Vous identifier ou vous authentifier
2.2 Vous fournir nos produits et services
2.3 Communiquer avec vous
2.4 Gérer nos risques
2.5 Satisfaire nos obligations légales et réglementaires
2.6 Vous envoyer des offres publicitaires, des promotions ou toutes autres communications par voie électronique, courrier papier et téléphone
4.1 Mesures de sécurité
4.2 Gestion des Incidents de confidentialité
5.1 À nos fournisseurs de service et partenaires
5.2 À des tribunaux, des autorités chargées de l’application des lois, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs
5.3 À d’autres entités tierces
8.1 Accès à vos renseignements personnels
8.2 Rectification de vos renseignements personnels
8.3 Obtenir des renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels
8.4 Être informé si vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé
8.5 Retirer votre consentement
8.6 Insatisfaction en lien avec la gestion de vos renseignements personnels
La Politique s’applique aux renseignements personnels recueillis dans le cadre de toutes nos activités, à l’exception des renseignements personnels que nous recueillons à l’égard de nos employés, ex-employés et candidats à un emploi chez nous. Elle s’applique notamment aux renseignements personnels recueillis lorsque vous visitez notre site Web, lorsque nous recevons votre inscription à nos formations ou lorsque vous nous contactez par tout autre moyen de communication. La Politique s’applique donc, par exemple :
• À nos clients passés, actuels et futurs;
• À tous les utilisateurs de notre site Web;
• À tous les utilisateurs inscrits à nos formations;
• À toutes personnes entrant en communication avec nous.
Toutefois, sachez que vous demeurez responsable de la protection de vos renseignements personnels lorsque vous consultez le contenu d’autres sites Web tiers. Notre Politique ne s’applique pas à la collecte, à l’utilisation, à la communication ou à la conservation de vos renseignements personnels par d’autres sites Web, même si certains liens sur notre site Web pourraient vous permettre d’accéder au contenu d’autres tiers. Nous ne sommes pas responsables de leur politique relative à la protection des renseignements personnels et nous vous encourageons à lire les avis ou politiques relatifs à la protection des renseignements personnels régissant ces tiers.
Cette Politique ne s’applique pas aux renseignements personnels de nos employés, ex-employés ou candidats à un emploi auprès de nous dans le contexte de leur emploi, passé, présent ou futur puisqu’une autre politique s’applique précisément à eux et leur est accessible en communiquant avec le Responsable PRP.
Un renseignement personnel signifie tout renseignement concernant une personne physique et permettant de l’identifier directement ou indirectement, qu’il soit pris séparément ou combiné à d’autres renseignements. Pour plus de clarté, est un renseignement personnel tout renseignement qui permet d’identifier :
• directement une personne, par exemple un identifiant comme un nom, des données de localisation, une pièce d’identité gouvernementale; ou
• indirectement par la combinaison de plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Sachez que nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires pour vous offrir nos produits et services. Vous trouverez ci-dessous les catégories de renseignements personnels que nous recueillons ainsi que des exemples pour chacune des catégories.
• Renseignements d’identité et coordonnées, par exemple :
o Nom et prénom;
o Adresse de courriel;
o Adresse postale.
• Renseignements commerciaux, par exemple :
o Nombre de produits achetés;
o Numéro d’abonné;
o Formations visionnées et complétées;
o Poste (titre d’emploi).
• Renseignements financiers et de facturation, par exemple :
o Adresse courriel du contact de facturation;
o Adresse postale de facturation;
o Montant facturé et en souffrance.
• Renseignements sur vos communications avec nous, par exemple
o Historique et compte rendu de nos discussions avec vous;
o Échanges courriel;
o Clavardage en ligne;
o Renseignements entrés à la section « Contact » du site Web;
• Renseignements sur vos interactions numériques, par exemple :
o Adresse de courriel;
o Renseignements sur vos appareils;
o Parcours et historique de navigation;
o Durée des visites.
Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins de connexion, veuillez consulter notre Politique concernant les témoins (cookies). https://plateforme.365e.pro/home/politique-en-matiere-de-cookies/
S’il arrivait que nous recueillions des renseignements personnels sensibles vous concernant, soit des renseignements qui, de par leur nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, suscitent un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, soyez assurés que nous obtiendrons préalablement votre consentement explicite.
Sachez également que des renseignements personnels pourraient être collectés lorsque vous assistez à l’une de nos formations (par exemple, advenant le cas où l’une de nos diffusions étaient enregistrées). Si cette situation se présentait, sachez que vous en seriez avisé et que, dans tous les cas, l’utilisation subséquente de l’enregistrement se ferait uniquement une fois que les visages et les noms des personnes assistant à la formation seraient retirés. Ces enregistrements ne sont réservés qu’à un usage interne afin d’assurer une assurance qualité de nos produits et services. De manière générale, nous recueillons vos renseignements personnels dans le but de vous offrir nos produits et services et afin de les améliorer. Sauf dans les cas prévus par la loi, si nous devions utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles mentionnées dans la Politique, nous obtiendrons votre consentement avant d’utiliser ces renseignements.
Nous recueillons vos renseignements personnels, dans les limites autorisées par la loi afin de :
2.1 Vous identifier ou vous authentifier
Lorsque nous souhaitons vous inscrire en tant que nouveaux clients, nous avons besoin de certains renseignements afin de vous identifier. Ces informations serviront notamment à retrouver votre dossier et à nous assurer que vos informations sont associées à votre compte lorsque vous souhaitez bénéficier de nos produits et services ainsi que des garanties y étant associées.
2.2 Vous fournir nos produits et services
Lorsque vous faites affaire avec nous, il nous est nécessaire de traiter certains de vos renseignements afin notamment de déterminer votre admissibilité à nos produits et services, de vous conseiller adéquatement en fonction de vos besoins, de traiter vos plaintes et de vous assister dans toutes vos démarches.
2.3 Communiquer avec vous
Dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous, il est possible que nous devions communiquer avec vous de temps à autre afin de :
• Vous informer de changements importants applicables à vos produits et services;
• Vous transmettre vos preuves d’attestations aux formations suivies;
• Vous informer de modifications apportées à nos Termes et conditions, notre Politique de confidentialité ou notre Politique concernant les témoins;
• Vous proposer des formations;
• Vous informer de nouveautés ou autres informations utiles.
2.4 Gérer nos risques
En tant qu’entreprise, il nous est nécessaire de prendre certaines actions préventives dans le cadre de la gestion des risques de nos activités afin d’éviter notamment des pertes financières, des bris de services opérationnels et des fraudes internes et externes. Pour ce faire, il pourrait entre autres arriver que nous surveillions toutes activités suspectes dans votre compte.
2.5 Satisfaire nos obligations légales et réglementaires
Dans l’exploitation de notre entreprise nous devons nous conformer à certaines obligations légales et réglementaires. Nous avons donc l’obligation de recueillir vos renseignements afin de, par exemple :
• Nous conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu;
• Nous défendre en cas de réclamations ou de demandes en justice.
2.6 Vous envoyer des offres publicitaires, des promotions ou toutes autres communications par voie électronique, courrier papier et téléphone
Afin de vous offrir un service plus personnalisé, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels afin de vous communiquer des offres susceptibles de répondre à vos besoins, nos plus récentes promotions, des infolettres ou encore des sondages par exemple.
Dans le but de personnaliser adéquatement ces communications, il est possible que nous analysions vos renseignements personnels à des fins de profilage. Cela nous permet notamment d’éviter de vous envoyer des communications qui ne correspondent pas à vos attentes.
Sachez que vous avez l’occasion en tout temps de retirer votre consentement à la réception de ces communications.
La plupart du temps, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous ou, parfois, directement auprès de l’employeur qui pourrait inscrire ses employés à des formations. Il existe toutefois des situations où il est possible que nous recueillions vos renseignements personnels auprès d’autres sources, après avoir obtenu votre consentement ou dans la mesure prévue par la loi.
Nous sommes résolus à protéger les renseignements personnels en notre possession conformément aux standards de notre industrie. Pour ce faire, nous mettons en place les mesures de sécurité raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels.
4.1 Mesures de sécurité
Nos mesures de sécurité sont adaptées notamment en fonction de la quantité de renseignements personnels et de la sensibilité de ceux-ci.
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TYPES DE MESURES |
EXEMPLES DE MESURES |
| Mesures techniques | • Utilisation de mots de passe internes robustes;
• Authentification à multiple facteurs; • Protection des données Microsoft 365; • Surveillance et gestion à distance intelligentes; • Protection active MDR de cybersécurité. |
| Mesures administratives | • Gestion des accès basée sur le « besoin de savoir »;
• Politiques internes et formations sur la protection des renseignements personnels; • Nos employés sont liés par des engagements de confidentialité qui survivent à leur fin d’emploi; |
Notez cependant que la transmission de renseignements personnels par Internet n’est jamais complètement sécuritaire. Même si nous mettons en place tous ces moyens afin de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements personnels transmis par Internet. Vous choisissez de transmettre de l’information par ce canal à vos risques et péril.
4.2 Gestion des Incidents de confidentialité
Nous prenons au sérieux tout incident ou tentative d’Incident de confidentialité qu’il soit potentiel ou réel. Pour les fins de la Politique, un « Incident de confidentialité » signifie tout accès, utilisation ou communication non autorisé d’un renseignement personnel ainsi que la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Tout Incident de confidentialité est pris au sérieux et sera communiqué aux autorités de contrôle et aux personnes concernées conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.
Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis ou si vous avez des craintes à ce sujet, nous vous invitons à contacter notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.
Au sein de notre entreprise, l’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés pour qui il est nécessaire d’y avoir accès dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions. Ces derniers sont sensibilisés à la protection des renseignements personnels et des politiques sont en place afin d’en assurer la protection.
Toutefois, afin de vous offrir des produits et services abordables et de qualité, nous devons communiquer certains de vos renseignements personnels à l’extérieur de notre entreprise. Soyez assurés que nous exigeons que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels respectent les standards prévus par la loi ainsi que les mesures de sécurité nécessaires à la protection de vos renseignements personnels. Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels et nous les communiquons uniquement dans les cas prévus par la loi ou lorsque nous avons obtenu votre consentement.
5.1 À nos fournisseurs de service et partenaires
Afin de réaliser certaines finalités décrites dans la Politique, nous faisons affaire avec des fournisseurs de service à qui nous pourrions communiquer ou donner accès à vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leur contrat de service.
Cependant, soyez assurés que nous mettons en place des contrats écrits avec nos fournisseurs de service notamment afin de :
• Garantir la confidentialité de vos renseignements personnels;
• S’assurer que les renseignements sont utilisés uniquement pour l’exécution du service;
• S’assurer que le fournisseur ne conserve aucun renseignement personnel lorsque cela n’est plus nécessaire à l’exécution du service, sous réserve de ceux contenus dans des systèmes de sauvegarde qui seront supprimés selon le cycle de suppression prédéterminé par le fournisseur;
• S’assurer que le fournisseur de service communique avec nous immédiatement dans l’éventualité de la survenance d’un incident de confidentialité ou de toutes tentatives à cet effet.
Les catégories de fournisseurs de service avec qui nous faisons affaire comprennent les suivantes :
• Services informatiques et techniques;
• Firmes de communication et marketing;
• Firmes comptables;
• Firmes d’avocats;
• Service de sécurité;
• Développeur d’application;
• Service d’hébergement infonuagique.
5.2 À des tribunaux, des autorités chargées de l’application des lois, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs
Plus spécifiquement, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels pour donner suite à un mandat de perquisition, pour répondre à un organisme d’enquête, pour donner suite à une ordonnance du tribunal, si nous croyons que la communication est indispensable afin de respecter les lois applicables, si la loi l’exige, dans le cadre de l’exercice d’une réclamation en justice ou pour faire valoir un moyen de défense.
5.3 À d’autres entités tierces
Nous devons parfois communiquer vos renseignements personnels à d’autres tiers dans certaines éventualités spécifiques, toujours dans les limites autorisées par la loi ou après avoir obtenu votre consentement, par exemple :
• Dans le cadre d’une transaction commerciale (une fusion, une acquisition par une autre entreprise, l’obtention d’un prêt ou d’un financement par exemple);
• En cas d’insolvabilité ou de faillite.
Oui. Il est possible que les sous-traitants avec qui nous faisons affaire ainsi que les autres tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels exercent des activités à l’extérieur du Québec et du Canada.
Dans tous les cas où nous communiquons vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, nous nous assurons que vos renseignements personnels sont traités de manière sécuritaire et en conformité avec la présente Politique et qu’une entente écrite existe avec la tierce partie relativement au traitement de vos renseignements personnels. De plus, avant de communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons toujours une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d’évaluer notamment les risques inhérents à la communication ainsi que le régime juridique applicable de l’État où vos renseignements seraient communiqués.
Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à moins que ceux-ci soient protégés d’une manière adéquate.
Nous nous assurons que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels s’engagent à :
• Restreindre l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés pour qui il est nécessaire d’y avoir accès dans le cadre de l’exécution de leurs tâches;
• Détruire les renseignements personnels une fois la finalité de la communication accomplie, sous réserve de ceux contenus dans des systèmes de sauvegarde qui seront supprimés selon le cycle de suppression prédéterminé par la tierce partie;
• Nous prévenir immédiatement en cas de survenance d’un incident de confidentialité;
• Ne pas utiliser les renseignements personnels pour d’autres fins que celles expressément prévues.
Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés uniquement pendant la période nécessaire pour satisfaire aux finalités prévues à l’article 2 de la Politique ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Nous avons mis en place des procédures et politiques internes afin de nous assurer que vos renseignements personnels soient assujettis à un calendrier de conservation déterminé et qu’ils soient détruits de manière sécuritaire une fois ce délai passé. Si les renseignements ont été anonymisés, il n’est plus possible de vous identifier directement ou indirectement puisqu’il s’agit d’un processus irréversible.
Pour toutes questions concernant la conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre Responsable PRP aux coordonnées prévues à l’article 9.
Tel que mentionné à la section précédente, il est possible que vos renseignements personnels soient conservés à l’extérieur du Québec et du Canada. Nous vous assurons que le lieu de conservation de vos renseignements personnels n’affecte pas la protection et la sécurité de ceux-ci. Nous vous renvoyons à l’article 4 pour plus de détail.
Pour connaître nos délais de conservation spécifiques en fonction des types de renseignements personnels que nous recueillons et de leur finalité, nous vous invitons à consulter l’article 2.
8.1 Accès à vos renseignements personnels
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous conservons à votre sujet ou de consulter ceux-ci. Vous pouvez exercer votre droit d’accès en communiquant avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9. De plus, notez également que :
• L’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, nous pouvons toutefois exiger certains frais d’administration aux fins de la transcription, la reproduction, la transmission de vos renseignements personnels ou si vous souhaitez des copies supplémentaires. Nous vous informerons de ces frais le cas échéant avant de donner suite à votre demande;
• Nous répondons généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivant la réception de toute information nécessaire. Lorsque nous ne sommes pas en mesure d’accorder l’accès, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, nous vous en informerons par écrit.
8.2 Rectification de vos renseignements personnels
Si vous considérez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, vous pouvez les rectifier en communiquant avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9. Il est de votre responsabilité de nous informer de tout changement dans vos renseignements personnels afin que nous puissions nous assurer de maintenir vos renseignements personnels à jour.
8.3 Obtenir des renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels
Vous avez le droit d’obtenir des informations supplémentaires liées au traitement de vos renseignements personnels. Si vous ne trouvez pas la réponse à vos questions dans la Politique, vous pouvez joindre notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.
8.4 Être informé si vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé
Si nous utilisons vos renseignements personnels afin de rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous vous en aviserons au plus tard au moment où nous vous informerons de la décision. Dans un tel cas, vous avez également le droit, sur demande :
• d’être informé des renseignements utilisés pour rendre la décision;
• des raisons ainsi que des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision; et
• de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;
• de présenter vos observations à un membre de notre équipe en mesure de réviser la décision le cas échéant.
Vous pouvez vous prévaloir de ce droit en communiquant avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.
8.5 Retirer votre consentement
Lorsque vous donnez votre consentement pour des fins secondaires, c’est-à-dire des fins qui ne sont pas essentielles pour vous offrir nos produits et services, vous pouvez le retirer en tout temps, et ce sans conséquence.
Cependant, si vous refusez de nous fournir des renseignements personnels nécessaires afin que nous vous offrions nos produits et services ou ceux nécessaires en vertu de la loi, il est possible que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir certains de nos services. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler notre engagement envers vous. Vous serez toutefois informés de la survenance d’une telle situation.
8.6 Insatisfaction en lien avec la gestion de vos renseignements personnels
Pour toute question, préoccupation ou insatisfaction en lien avec la présente Politique ou en lien avec la gestion de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.
La protection de vos renseignements personnels nous tient à cœur. Nous avons nommé un Responsable PRP qui veille au respect et à la mise en œuvre de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à l’aide des coordonnées suivantes :
Bernard Durand
Responsable PRP
1433, rue du Zéphyr, Québec, QC
Tél. : 418-561-2376
Courriel : bernard.durand@365e.pro
La présente Politique prend effet à la date mentionnée en haut de la page et remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions précédentes de la Politique peut être obtenu par une demande auprès de notre Responsable PRP.
La Politique est susceptible de faire l’objet de mises à jour à notre entière discrétion en fonction de l’évolution de nos pratiques et de la législation en matière de protection des renseignements personnels. Lorsque la Politique sera mise à jour, les modifications seront portées spécifiquement à votre connaissance et un avis sera disponible sur la page d’accueil de notre site Web. Lorsque les modifications sont d’une nature importante ou qu’elles requièrent votre consentement, nous vous en informerons par courriel si nous possédons votre adresse courriel.
